Digitale Archivierung und Dokumenten Management

Kennen Sie es auch? Sie suchen ein Dokument und der Zeitaufwand, bis Sie es gefunden haben, ist meist enorm? Oder – Sie suchen eine Rechnung, die in Papierform durch Ihr Unternehmen läuft und nun im manuellen Freigabeprozess hängt, weil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht vor Ort sind?
In den meisten Unternehmen wächst die Menge der täglich zu bewältigenden Papierdokumenten und Informationen stetig.
Und die Praxis zeigt, dass Dokumente immer noch einen hohen Stellenwert haben. Sie sind eng an Arbeitsabläufen gekoppelt und Träger wichtiger Informationen.

Die Realität in den Unternehmen sieht zum Großteil so aus:

Häufig werden sowohl Papierdokumente als auch digitale Dokumente kopiert, mehrfach abgelegt oder in verschiedenen Bereichen der Systeme gespeichert. Aktenberge werden durch das Unternehmen getragen und Archive angelegt. Das Ziel ist es, Struktur und Ordnung zu halten. Tatsächlich ist man aber ständig auf der Suche nach den richtigen Akten, Dokumenten oder Informationen.

• Dokumenten-Missmanagement kostet 40 bis 60 % der Arbeitszeit, 20 bis 45 % der Gehaltskosten, 12 bis 15 % des Umsatzes
• Täglich werden 200 Millionen Seiten Papier in Ordner abgeheftet und mehr als 250 km neue Aktenordner angelegt.
• 3 % aller Akten gehen verloren, die Wiederbeschaffung einer verlorenen Akte kostet durchschnittlich 100 EUR.
• Durchschnittlich wird jedes Dokument 5-mal kopiert.
• Im Lebenszyklus eines Dokuments entfallen allein 7% auf den Transport.
• Die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten verschlingt durchschnittlich 5-15 % des Umsatzes europäischer Unternehmen.

Quellen: Gartner Group: Document Management Choices Improve for SMB Audience, The Essential Client/Server Survival Guide, IDC: Doc #34822 / Customer Needs and Strategies, Harald Klingelhöfer: Dokumentenmanagementsysteme, International Data Corporation (IDC)

Daher lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie die digitale Archivierung in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement echten Mehrwert für Sie bringt!

Ein Dokumentenmanagement System hilft Ihnen, Ihre organisatorischen Abläufe zu optimieren. Sie sind schneller auskunftsfähig gegenüber Ihren Kunden und Geschäftspartnern. Darüber hinaus spart Ihnen das System wirklich Zeit und Geld!

Wir laden Sie hiermit herzlich zu unserem kostenfreien Workshop zum Thema „digitale Archivierung und Dokumentenmanagement“ ein.